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貿易業進銷存自動化：從報價到出貨的完整流程
貿易業的管理挑戰
中小型貿易公司常面臨：
- 報價單版本混亂
- 庫存數字不準確
- 進出貨追蹤困難
- 財務對帳費時
自動化流程設計
完整業務流程
客戶詢價 │ ▼┌─────────────┐│ 智慧報價 │──── 歷史價格參考│ 自動計算 │──── 成本毛利試算└──────┬──────┘ │ ▼┌─────────────┐│ 訂單確認 │──── 庫存自動檢查│ │──── 預計交期計算└──────┬──────┘ │ ┌───┴───┐ │ │ ▼ ▼┌─────┐ ┌─────┐│採購│ │出貨││下單│ │準備│└──┬──┘ └──┬──┘ │ │ ▼ ▼┌─────┐ ┌─────┐│入庫│ │出庫││驗收│ │裝運│└──┬──┘ └──┬──┘ │ │ └───┬────┘ │ ▼┌─────────────┐│ 財務請款 ││ 自動對帳 │└─────────────┘關鍵自動化節點
1. 智慧報價系統
class SmartQuotation: def calculate_price(self, product, customer, quantity): # 基礎成本 base_cost = product.standard_price
# 客戶等級折扣 discount = customer.price_list.discount
# 數量折扣 qty_discount = self.get_quantity_discount(quantity)
# 匯率換算 exchange_rate = self.get_exchange_rate(customer.currency)
return base_cost * discount * qty_discount * exchange_rate2. 庫存自動補貨
- 安全庫存警示
- 自動生成採購單
- 供應商比價建議
- 採購前置期追蹤
3. 出貨自動化
- 揀貨單自動生成
- 包裝明細列印
- 物流單號追蹤
- 簽收回報整合
系統功能模組
銷售模組
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 報價管理 | 版本控管、有效期限、審批流程 |
| 訂單處理 | 自動轉採購、分批出貨、變更追蹤 |
| 客戶管理 | 信用額度、付款條件、價格清單 |
採購模組
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 供應商管理 | 評鑑、價格歷史、交期表現 |
| 採購單 | 自動/手動下單、到貨追蹤 |
| 入庫驗收 | 數量核對、品質檢驗、異常處理 |
庫存模組
| 功能 | 說明 |
|---|---|
| 即時庫存 | 多倉管理、批號追蹤、效期管控 |
| 盤點作業 | 循環盤點、差異分析、調整審核 |
| 庫存分析 | 呆滯品報表、週轉率、ABC 分析 |
導入效益
| 項目 | 改善幅度 |
|---|---|
| 報價速度 | 從 2 小時 → 15 分鐘 |
| 庫存準確度 | 從 80% → 99% |
| 訂單處理量 | +60% |
| 月結作業時間 | -70% |
成功關鍵
- 資料品質 - 產品主檔、價格資料完整
- 流程標準化 - 建立 SOP 減少例外
- 人員培訓 - 確保操作熟練
- 持續優化 - 根據使用回饋調整
結語
貿易業的競爭力在於速度與準確度。透過進銷存自動化，可以大幅提升營運效率，讓團隊專注在客戶服務與業務開發。
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